Grâce au télétravail et à la croissance des technologies de communication, chaque entreprise peut désormais recourir à l’assistance administrative, c’est-à-dire l’externalisation de processus métiers. Bien que ces derniers soient à faible à valeur ajoutée, ils sont nécessaires au bon fonctionnement d’une société.

L’intérêt de recourir à l’assistance administrative

Pour gagner en productivité ou parce que les ressources manquent en interne, l’assistance administrative aux entreprisesdevient une nécessité. Cette option permet aux entrepreneurs de gagner du temps tout en optimisant leur budget.

Une agence d’externalisation (ou agence d’outsourcing offshore) est une société à qui vous pouvez déléguer vos tâches administratives.

Elle peut vous épauler dans toutes vos démarches et s’occupe pour vous des tâches suivantes :

• Gestion administrative des courriers et des emails
• Archivage et numérisation de documents
• Rédaction web
• Community management
• Collecte et traitement de données
• Mise à jour base de données
• Saisie en ligne
• Pointage comptable
• Permanence téléphonique
• Transcription audio

4 raisons de recourir à l’assistance administrative aux entreprises

Voici plusieurs raisons qui expliquent l’intérêt de ce processus :

• Gain de temps : En sous-traitant vos tâches administratives, vous confier les activités chronophages à un prestataire externe (gestion des appels, rédaction de courriers…) et vous vous consacrez à votre core business. L’agence, dont c’est le cœur de métier, vous évite de perdre votre temps.
• Charges sociales : L’assistance administrative aux entreprises est un processus simple. Vous n’aurez plus à gérer les congés maladie, la TVA et autres indemnités.
• Gain d’argent : vous ne payez que les tâches réalisées et non des salaires mensuels.
• Maîtrise du budget : En évitant les charges sociales, vous ferez des économies sur votre budget. Sur le long terme, cela se traduit par des bénéfices financiers considérables.

Comment bien choisir son secrétariat externalisé ?

Le secrétariat externalisé ou assistance administrative présente plusieurs intérêts pour les entreprises. Cependant, sélectionner le bon prestataire et recourir aux services d’un professionnel compétent permet de mettre en place un partenariat solide et pérenne.

Le secteur de l’assistance administrative est en effet dépourvu de réglementation, à l’inverse d’autres activités. De ce fait, pour choisir un prestataire de confiance, expérimenté et en adéquation à vos besoins, il est recommandé d’effectuer plusieurs devis. Consultez attentivement les conditions générales de ventes. N’hésitez pas à demander à rencontrer ou à faire une vision avec le gérant de la société d’externalisation avant de vous engager. Ainsi, vous pouvez dès les premiers instants cerner ses compétences et sa personnalité.

Pour que les missions de tâches administratives que vous déléguez se déroulent au mieux, il est nécessaire de respecter des temps de travail. De cette façon, le service de secrétariat externalisé ne sera pas jugé comme un contrat de travail déguisé.

Vous connaissez désormais les grandes lignes de l’assistance administrative aux entreprises. Si les avantages offerts par ce processus vous ont convaincu, vous savez ce qu’il vous reste à faire. Et si vous souhaitez faire encore plus de profit, pensez à choisir des sociétés offshores, c’est-à-dire situées en dehors du territoire. Les destinations comme Madagascar sont très prisées en raison de sa main-d’œuvre très attractive.