Comment choisir le meilleur logiciel de collaboration : Un guide pour les débutants

Lorsque vos employés passent beaucoup d’heures de travail sur le terrain, il peut être difficile d’organiser et de gérer des projets ou de partager des informations. Aujourd’hui, un nombre croissant d’entreprises, petites ou grandes, utilisent des outils de logiciels collaboratifs pour être plus efficaces, productifs et compétitifs. La solution consiste sans aucun doute à rationaliser vos processus commerciaux les plus importants, car pour rester le meilleur dans votre domaine, l’utilisation de logiciels de collaboration est la solution. En effet, ils permettent d’organiser les charges de travail et la collaboration des équipes plus rapidement et de manière plus efficace qu’en accédant à des outils dispersés soit sur le web, soit sur des ordinateurs personnels, soit sur le réseau de l’entreprise.

Lorsque vous commencez à choisir le meilleur logiciel de collaboration pour votre entreprise, n’oubliez jamais ces conseils :

1. Déterminez les applications ou les solutions dont vous avez réellement besoin et comment vous allez les utiliser.

Avant d’acheter un logiciel de collaboration, il est essentiel que vous compreniez parfaitement les besoins de votre entreprise. Il arrive que les entreprises achètent des logiciels dotés d’un large éventail de fonctionnalités, mais oublient comment ces fonctionnalités peuvent réellement résoudre leurs problèmes. L’outil de collaboration dont vous avez besoin doit dépendre des nécessités de votre entreprise ou de votre équipe ; ainsi, les outils nécessaires peuvent être différents de ceux utilisés par d’autres entreprises.

Commencez par évaluer les besoins de votre entreprise ou de votre organisation et vérifiez comment les outils de collaboration peuvent répondre à vos besoins. Votre problème peut être en rapport au fait que tous les membres de votre équipe ne sont pas tenus au courant des derniers développements du projet. Une application de partage de documents qui permet à l’équipe de voir et de modifier la version la plus récente du document peut apporter une solution. Sinon il se peut que vous souhaitiez organiser une réunion alors qu’une partie du personnel est sur le terrain ou carrément dans un autre fuseau horaire ; une application de vidéoconférence ou d’audioconférence peut dans ce cas être utile.

2. Mise en œuvre : Un processus par étapes

Les outils des logiciels de collaboration sont conçus pour vous aider, mais ils ne peuvent pas sauver votre entreprise sans votre contribution. En bref, avant même de commencer à acheter et à utiliser un logiciel de collaboration, assurez-vous de bien comprendre les besoins de votre entreprise ou de votre équipe, ainsi que les ressources dont vous disposez pour mettre en œuvre un logiciel à long terme.

Lorsque vous utilisez des solutions de logiciels de collaboration, l’adoption par les employés est essentielle. Vous devez savoir comment ces outils peuvent stimuler les flux de travail de votre personnel (pour les débutants, voici les différentes classifications des logiciels de collaboration). Par exemple, au lieu de se contenter d’envoyer par e-mail une feuille financière importante, en oubliant ensuite d’y inclure le contact d’un membre important de l’équipe, il suffit de télécharger ladite feuille financière vers des domaines spécifiques de l’équipe ou des départements commerciaux.

Pour choisir le meilleur logiciel de collaboration, examinez bien les questions suivantes avant de décider du fournisseur à qui vous adresser :

  • Le logiciel de collaboration est-il hébergé dans le nuage ou sur site ?
  • Y a-t-il une période d’essai ?
  • Avez-vous, vous ou votre personnel, besoin d’une formation pour comprendre le fonctionnement du programme ?
  • Le logiciel de collaboration a-t-il une version mobile ?
  • La tarification est-elle transparente et claire ?
  • Y a-t-il des frais cachés pour l’achat du logiciel ?
  • Un accord à long terme est-il nécessaire ?
  • Et si j’ai besoin d’aide ? Y a-t-il un service d’assistance à la clientèle ?
  • Les fonctionnalités supplémentaires vous coûtent-elles plus cher ?
  • Mes données sont-elles sûres et sécurisées ?
  • Existe-t-il des fonctions ou des installations de sauvegarde ?
  • Mes données peuvent-elles être exportées ?

Enfin, avant d’envisager le choix du meilleur logiciel de collaboration, examinez les caractéristiques suivantes :

Vérifiez si le logiciel de collaboration garde tout sous contrôle grâce à des vues rapides et faciles d’accès. Cherchez un tableau de bord où vous pouvez suivre les projets, les tâches et les calendriers. Vérifiez si le logiciel de collaboration dispose de minuteries interactives que vous pouvez utiliser pour suivre les réalisations des tâches.

Un écran d’activité qui peut vous aider, vous et votre équipe, à suivre les activités du projet, tout en permettant aux seuls membres autorisés de consulter les rapports d’avancement.