Mise en place d’un parc d’imprimantes géré : les cinq étapes du succès

Vous cherchez à gagner un peu de tranquillité d’esprit en gérant de manière proactive et automatique votre parc d’imprimantes ? Dans notre monde en constante évolution, il est devenu plus facile de gérer et de surveiller un parc de systèmes d’impression grâce à une solution de services d’impression gérés (MPS). Mais par où commencer et quelles méthodes pouvez-vous utiliser pour mettre en œuvre cette solution facilement et efficacement ?  Voici nos cinq étapes pour une mise en œuvre réussie !

ÉTAPE 1 : Faites l’inventaire de votre parc d’imprimantes actuel

Si vous souhaitez profiter pleinement d’une solution MPS, vous devez d’abord faire l’inventaire de votre parc d’imprimantes. Afin de garantir son efficacité, vous devez connaître l’état actuel de votre entreprise. Vous devez donc vous poser les bonnes questions :

  • Combien y a-t-il d’imprimantes et de photocopieurs dans mon parc d’imprimantes ? De quels modèles s’agit-il ? Sont-ils différents ?
  • Quels sont nos comportements et nos habitudes en matière d’impression ? Quelle quantité imprimons-nous actuellement ? Les utilisateurs ont-ils besoin d’imprimer en couleur ?
  • Quels sont les coûts (par exemple, location, entretien, consommables, etc.) ? Vous devez également tenir compte des coûts cachés : voir l’article intitulé « Quels sont les coûts cachés de votre parc d’imprimantes ».

L’idée est de dresser une carte de toutes les informations actuelles concernant votre parc d’imprimante. Pour plus d’informations, rendez sur le site bluemega.com

ÉTAPE 2 : Évaluez vos besoins et identifiez les points à améliorer dans la gestion de votre parc

Cette première évaluation vous permettra de mieux comprendre vos besoins et d’identifier les domaines à améliorer. Elle vous aidera à choisir une solution sur mesure adaptée à votre volume d’impression, à votre équipement existant et à vos besoins. La personnalisation de votre solution est nécessaire pour trouver le bon équilibre entre les besoins de votre entreprise et les solutions mises en œuvre dans le cadre du déploiement de votre PMA.

ÉTAPE 3 : Définissez des objectifs à l’aide d’indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer l’efficacité de votre solution MPS

Si vous cherchez à mesurer l’efficacité de votre solution, nous vous recommandons de définir des objectifs précis à l’aide d’indicateurs clés de performance (KPI). Par exemple, si votre objectif est de réduire vos coûts d’impression, vous devez comparer vos coûts actuels, y compris les coûts cachés, avec les coûts d’une solution MPS. Vous pouvez également utiliser des indicateurs organisationnels (par exemple, le nombre de personnes impliquées dans la gestion du parc, le temps passé à gérer les consommables, etc.), ainsi que des indicateurs liés au respect de la solution MPS ou à la perception (par exemple, le taux de connexion, les enquêtes de satisfaction, le niveau de sensibilisation autour de la solution, etc.)

ÉTAPE 4 : Accompagner vos collaborateurs dans le changement et les impliquer dans la stratégie MPS

La mise en œuvre d’une stratégie de gestion des services d’impression peut entraîner un certain nombre de changements dans votre entreprise. Elle peut avoir un effet sur les outils que vous utilisez et même sur votre façon de travailler. Comme tout changement, elle peut provoquer des perturbations et susciter la résistance de vos employés. Pour éviter que vos employés n’entravent la mise en œuvre de la solution, vous devez partager votre stratégie avec eux et les impliquer dans le processus d’amélioration afin que tout le monde adopte la solution. Nous vous recommandons également de fournir une documentation complète pour tout processus futur et de proposer des cours de formation pour mieux les soutenir dans le changement.

ÉTAPE 5 : Mettre en œuvre votre solution de services d’impression gérés

Maintenant que vous avez fait l’inventaire de votre entreprise et identifié vos besoins et objectifs, vous êtes prêt à mettre en œuvre et à déployer votre nouvelle solution MPS. Pour cela, nous vous recommandons de rechercher l’assistance d’un prestataire de services qui prendra en compte vos besoins spécifiques et s’adaptera à vous et à votre façon de travailler.